过五六十人，要对分散各地的西裔人口进行管理也绝非易事。在弗朗西斯看来，这个差事甚至连抓到头绪都很困难，他也很想看看，海汉人究竟会如何着手进行。
弗朗西斯的局长职务是个虚职，真正掌管西管局日常事务的，是由海汉民政部派来的另一名官员葛永。这位老兄前两年是在山东芝罘岛那边任职，这次攻打马尼拉的行动之前，才随北方精锐部队一同调动南下，在战后随邱元一起来到马尼拉。因为他在山东期间积累了比较丰富的民政管理和外交经验，所以邱元便将他安排到西管局这边，虽然职务是个副职，但他却是这个衙门真正掌权的人。
葛永的手段也说不上有什么新奇之处，都是按照过去的经验和民政部的操作规程，一项项地把工作部署下去。他首先将马尼拉湾的西裔聚居区按巴石河分界划分为南北两个区，马尼拉城按照地理位置归属于南区。然后针对两个大区的西裔人口分布状况，再制定具体的登记造册计划。
西班牙统治时期也有本地民众的户籍登记资料，海汉在攻占马尼拉之后也顺利拿到了这些资料，不过因为在战争中许多家庭和个人有离散、失踪、身亡的状况，所以战后还得慢慢进行核对，对其进行修订。而这个过程中，提前招募的二十名西裔工作人员就